Ứng dụng công nghệ số vào điều phối vận tải: Doanh nghiệp vừa và nhỏ bắt đầu từ đâu?

Bối cảnh chuyển đổi số trong logistics Việt Nam

Chuyển đổi số trong ngành logistics không còn là lựa chọn, mà đang trở thành yếu tố sống còn trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu vận hành minh bạch, hiệu quả ngày một cao. Tuy nhiên, đối với nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) – chiếm hơn 90% số lượng doanh nghiệp trong ngành logistics Việt Nam – việc số hóa điều phối vận tải vẫn còn nhiều rào cản: từ thói quen vận hành truyền thống, phụ thuộc vào gọi điện, giấy tờ, đến việc sử dụng Excel rời rạc và thiếu hệ thống.

Theo báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), hiện nay chỉ khoảng 15% doanh nghiệp logistics SME ứng dụng hệ thống điều phối hoặc nền tảng công nghệ một cách bài bản. Trong khi đó, năng lực khai thác vận tải của các SME đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong chuỗi cung ứng nội địa – đặc biệt trong vận chuyển đường bộ, sà lan và kết nối đa phương thức.

Câu hỏi đặt ra là: Làm sao để các doanh nghiệp SME có thể tiếp cận công nghệ số một cách hiệu quả, vừa tầm và phù hợp với năng lực hiện tại?

Những “nút thắt” phổ biến của SME trong điều phối vận tải

Nhiều doanh nghiệp logistics nhỏ hiện vẫn điều hành hoạt động vận tải theo mô hình truyền thống, dựa trên kinh nghiệm và liên lạc trực tiếp giữa các điều phối viên – tài xế – khách hàng. Một số vấn đề điển hình có thể kể đến:

• Điều phối thủ công bằng gọi điện, Zalo, Excel → dễ sai sót, thiếu đồng bộ.

• Khó kiểm soát thời gian xe rảnh, xe rỗng, năng lực tài xế và phương tiện.

• Thiếu dữ liệu thời gian thực để dự đoán tải, tối ưu vòng quay phương tiện.

• Không có hệ thống lưu trữ đơn hàng, chứng từ, hóa đơn một cách hệ thống.

• Tình trạng “chạy xe theo cảm tính”, thiếu công cụ hỗ trợ lập kế hoạch chuyến đi.

Những hạn chế này khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô, giảm tính minh bạch với khách hàng và kém hiệu quả khi phải cạnh tranh với các đối thủ lớn đã tự động hóa quy trình.

Từ “Excel” đến “nền tảng số” – SME có thể bắt đầu từ đâu?

Thay vì thực hiện một cuộc “đại phẫu” toàn bộ hệ thống, SME hoàn toàn có thể bắt đầu hành trình số hóa từ những bước nhỏ, mang tính khả thi, tận dụng nền tảng có sẵn và linh hoạt theo năng lực nội tại. Lộ trình đề xuất dưới đây gồm 4 giai đoạn:

1. Chuẩn hóa quy trình vận hành cơ bản

Bước đầu tiên là ghi lại quy trình vận hành hiện tại một cách chi tiết, từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn tất giao hàng và đối soát. Doanh nghiệp cần xác định:

• Ai phụ trách điều phối, điều xe, nhập đơn, lưu chứng từ?

• Các bước kiểm tra, xác nhận đơn hàng và báo cáo được thực hiện ra sao?

• Có đang sử dụng công cụ lưu trữ dữ liệu nào (Excel, sổ tay, phần mềm nội bộ)?

Giai đoạn này nhằm chuẩn hóa cách làm, để từ đó biết mình cần gì và có thể số hóa phần nào trước.

2. Ứng dụng các nền tảng số hóa từng phần

Sau khi có quy trình rõ ràng, SME có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ nhỏ nhưng hiệu quả:

• Google Sheets hoặc phần mềm ERP đơn giản để thay thế Excel rời rạc.

• Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hoặc có chi phí thấp, giúp theo dõi chuyến đi, lịch sử giao nhận.

• Ứng dụng theo dõi vị trí phương tiện (qua GPS hoặc điện thoại tài xế) để cập nhật tiến độ giao hàng.

Đặc biệt, các nền tảng kết nối vận tải hiện nay như nền tảng chia sẻ phương tiện, sàn giao dịch vận tải điện tử, công cụ quản lý container đường thủy… đang cung cấp sẵn mô hình phần mềm trên nền tảng web/mobile, dễ triển khai mà không cần đầu tư hạ tầng riêng.

Theo khảo sát của Cục Đăng kiểm Việt Nam, tính đến 2023, đã có hơn 30% xe tải được lắp đặt thiết bị giám sát hành trình (hộp đen), trong khi các nền tảng như VTracking, Viettel VCar, Logivan… đang hỗ trợ doanh nghiệp SME khai thác dữ liệu hành trình để điều phối hiệu quả hơn.

3. Đồng bộ dữ liệu và chia sẻ thông tin thời gian thực

Sau khi đã hình thành hệ thống lưu trữ số, bước tiếp theo là thiết lập khả năng chia sẻ dữ liệu thời gian thực giữa các bộ phận và với đối tác:

• Điều phối viên có thể cập nhật lịch xe rảnh để sắp chuyến nhanh hơn.

• Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể theo dõi tiến độ giao hàng tức thì.

• Khách hàng có thể nhận thông báo giao hàng, đối soát nhanh hơn.

Giai đoạn này cần kết nối phần mềm điều phối với các bộ phận khác, hoặc chọn nền tảng tích hợp được các chức năng quản lý đơn, chứng từ và báo cáo.

4. Tối ưu theo dữ liệu – bước tiến dài cho năng lực vận hành

Khi đã có một lượng dữ liệu đủ lớn, SME có thể chuyển sang giai đoạn khai thác phân tích dữ liệu, như:

• Tỷ lệ sử dụng phương tiện, hiệu suất tài xế.

• Thời gian trung bình giao hàng, độ trễ theo tuyến.

• Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng, số chuyến rỗng…

Các công cụ BI (Business Intelligence) đơn giản như Google Data Studio, Power BI có thể giúp phân tích hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn mà không cần đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu.

Kết luận

Trong bối cảnh logistics Việt Nam đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tận dụng công nghệ số như một công cụ nâng cao hiệu suất, minh bạch hóa vận hành và mở rộng năng lực khai thác.

Không cần chờ đợi sự thay đổi toàn diện, SME có thể bắt đầu từ những bước nhỏ – như số hóa quy trình điều phối, tích hợp hệ thống đơn hàng, ứng dụng phần mềm theo dõi hành trình – và dần dần hình thành năng lực vận hành dựa trên dữ liệu.

Sự phát triển của các nền tảng kết nối vận tải hiện nay là cơ hội để SME dễ dàng tiếp cận công nghệ hiện đại với chi phí hợp lý, không cần đầu tư lớn, nhưng vẫn có thể từng bước số hóa, tự động hóa và phát triển bền vững trong chuỗi cung ứng nội địa và khu vực.